Logiciel VGP pour loueurs : suivi et blocage des vérifications périodiques

Pour un loueur de nacelles, de chariots ou de tout appareil qui lève, la vérification générale périodique n’est pas une case à cocher : c’est la condition pour qu’une machine puisse partir chez un client. Un tableur d’échéances finit toujours par avoir une ligne en retard. KycBench porte la date de la prochaine VGP sur chaque machine, la signale avant l’échéance et empêche la machine de sortir une fois la date dépassée.

Ce que dit la réglementation

Les vérifications générales périodiques des équipements de travail sont prévues par les articles R. 4323-23 à R. 4323-27 du Code du travail. Pour les appareils de levage, leur contenu et leur rythme sont fixés par l’arrêté du 1^er mars 2004 relatif aux vérifications des appareils et accessoires de levage. Son article 23 pose la règle et ses exceptions :

• Douze mois en règle générale pour les appareils de levage.
• Six mois pour les appareils mus par une énergie autre que la force humaine qui transportent des personnes ou élèvent un poste de travail, dont les plates-formes élévatrices mobiles de personnes (PEMP), et pour les appareils énumérés à l’article 20, parmi lesquels les chariots élévateurs, les grues auxiliaires de chargement, les hayons élévateurs, les grues mobiles et les engins de terrassement équipés pour le levage.
• Trois mois pour les appareils mus à la force humaine qui élèvent un poste de travail.

Les accessoires de levage, élingues, manilles, palonniers, sont vérifiés tous les douze mois (article 24). L’INRS précise, dans sa brochure ED 6419 sur les PEMP, que ces périodicités sont des limites supérieures à ne pas dépasser, et que des vérifications plus fréquentes peuvent s’imposer selon l’usage et l’environnement.

Le cas de la location

L’article 15 de l’arrêté prévoit qu’un appareil loué, sans support particulier à installer, n’a pas à repasser toutes les vérifications de mise en service chez chaque client, à condition d’avoir fait l’objet de ses vérifications périodiques régulièrement depuis sa première location par le loueur. L’entreprise utilisatrice doit s’assurer auprès du loueur que ces vérifications ont été faites ; les copies du rapport de mise en service, du dernier rapport de vérification périodique et l’historique des vérifications accompagnent l’appareil avec sa notice.

L’INRS ajoute qu’en location de PEMP il est admis que le loueur réalise les vérifications périodiques, l’utilisateur restant responsable de s’en assurer à chaque mise à disposition et de veiller à leur renouvellement lors des locations longues. Le loueur doit pouvoir fournir la notice, le dernier rapport de vérification, le rapport de mise en service, le certificat de conformité, le carnet de maintenance et l’historique des vérifications.

Ce résumé est donné pour situer le sujet ; il ne remplace ni le texte en vigueur ni l’avis de votre organisme de contrôle. Le détail des obligations est développé dans notre article VGP : les obligations du loueur de matériel.

Une date par machine, visible avant l’échéance

Dans le parc, chaque machine porte la date de sa prochaine VGP. Quarante-cinq jours avant, la date passe en ambre : c’est le moment de prendre rendez-vous avec l’organisme et de préparer la machine. Une fois la date dépassée, elle passe en rouge avec la mention « échue le… ». L’agenda de flotte et le module atelier reprennent ces alertes, pour que l’atelier les voie sans aller les chercher.

Une machine à la VGP échue ne sort pas

Un voyant rouge finit par ne plus se voir. KycBench ne se contente pas d’afficher l’échéance : il refuse l’étape. Une location peut être chiffrée et le contrat signé sur une machine dont la VGP est échue — la vérification sera peut-être faite d’ici le départ — mais tant que la date n’est pas renouvelée, le logiciel bloque l’état des lieux de sortie, donc le bon de sortie et la livraison, et dit pourquoi : « VGP échue le 15/09/2026 · la machine ne peut pas sortir ». Dans l’agenda de flotte, déposer une location sur cette machine est refusé de la même façon.

Une fois la vérification faite, vous saisissez la nouvelle échéance sur la machine : le blocage tombe et la location reprend là où elle s’était arrêtée.

Préparer la VGP à l’atelier

Une VGP se prépare : chaînes de mât à graisser, flexible poreux à remplacer, sécurités à tester. Ces travaux s’ouvrent en ordre de réparation d’origine « contrôle », avec le technicien, les pièces, les heures au taux de votre atelier et un compte rendu obligatoire pour clôturer. Vous décidez si l’ordre immobilise la machine : oui pour une fuite de vérin, et l’agenda hachure alors la période en refusant toute location ; non pour une petite reprise faite entre deux locations, et la machine reste louable.

Ce que le logiciel ne fait pas

KycBench ne réalise pas les vérifications et ne remplace pas l’organisme ou la personne compétente qui les fait. Il suit une échéance par machine ; les rapports de vérification eux-mêmes restent ceux que vous remet le vérificateur. Le logiciel ne vérifie pas non plus l’autorisation de conduite ni le CACES du conducteur, qui relèvent de son employeur : le contrat de location le rappelle.

Le même verrou pour les autres contrôles

Tous les métiers n’ont pas de VGP, mais tous ont un contrôle qui conditionne la sortie. Le mécanisme est le même, sous le nom que le métier emploie : la vérification périodique des engins BTP, le contrôle technique des remorques et des véhicules utilitaires, la révision du matériel agricole, la vérification maison du matériel événementiel et de l’outillage. Pour les nacelles et les chariots, voir la page logiciel de location de nacelles.