La plupart des litiges de caution se jouent avant même le départ de la machine : sur ce qui a été noté, photographié et signé au moment de la remise. Un état des lieux complet ne prend que quelques minutes de plus qu’un état des lieux bâclé. Voici quoi relever, comment photographier, et comment transformer une réserve au retour en une retenue que le client comprend.
À quoi sert l’état des lieux
L’état des lieux décrit l’état de la machine à un instant donné, et il est contradictoire : le client le voit et le signe. Celui de départ fixe ce qui existait avant la location, celui de retour ce qui a changé pendant. Sans le premier, une rayure constatée au retour peut toujours avoir été là avant, et la discussion s’arrête sur une parole contre une autre. Avec les deux, la question devient simple : qu’est-ce qui diffère, et à qui cela incombe-t-il selon vos conditions générales de location ?
Il sert aussi l’atelier. Les réserves du retour sont la liste des travaux à faire avant la prochaine sortie, et le compteur relevé au retour alimente l’entretien et les échéances de contrôle.
Que relever au départ
- L’identification : le numéro de parc de la machine, le numéro de la location, la date et l’heure, le nom de la personne qui remet la machine et de celle qui la reçoit.
- Le compteur, quand la machine en a un : heures pour une nacelle, une mini-pelle, un tracteur ou une scie thermique ; kilomètres pour un utilitaire. Pas de relevé inventé pour une remorque ou un pack son : une case vide vaut mieux qu’un chiffre faux.
- Le carburant ou la charge : plein, trois quarts, moitié, quart, réserve, ou charge de batterie pour l’électrique.
- L’état visuel, zone par zone : carrosserie ou capots, pneumatiques ou chenilles, vitrages, panier ou plateau, flexibles, éclairage. Notez chaque défaut existant avec sa position : « éclat de peinture capot arrière gauche » vaut mieux que « quelques rayures ».
- Le fonctionnement et les sécurités : démarrage, commandes, arrêt d’urgence, stabilisateurs, avertisseurs, limiteurs, freinage d’une remorque.
- Les accessoires : godets, fourches, câbles, rallonges, sangles, lest, notice, clés. Ce qui n’est pas listé au départ ne peut pas être réclamé au retour.
- Les documents à bord : pour un appareil de levage, la notice et les rapports de vérification que l’INRS recommande de remettre au client, voir notre article sur les obligations VGP du loueur ; pour un véhicule, la carte grise et le constat amiable.
- La propreté, si vous facturez le nettoyage au retour : une machine rendue sale n’est un litige que si elle est partie propre et que c’est écrit.
Comment photographier
Une photo ne vaut preuve que si elle est datée, cadrée et comparable. Quelques règles simples :
- Une vue d’ensemble de chaque côté, toujours dans le même ordre : avant, côté gauche, arrière, côté droit. Au retour, refaites les mêmes cadrages : c’est la comparaison qui parle.
- Un gros plan par défaut existant, avec un repère visible pour situer la zone.
- Le compteur et la jauge en photo, en plus de la saisie.
- La date et l’heure : gardez les fichiers originaux, dont les métadonnées portent la date de prise de vue, plutôt que des copies retouchées ou compressées par une messagerie.
- Le nombre de photos noté sur l’état des lieux : « 9 photos » écrit et signé empêche d’en contester une qui manquerait ensuite.
Huit à douze photos suffisent pour la plupart des machines. Au-delà, personne ne les regarde ; en deçà, il manque souvent l’angle qui aurait tranché.
Au retour : contrôler tout de suite, en présence du client si possible
Le retour est le moment où l’on est le plus pressé, et celui où l’on se trompe le plus. Le meilleur réflexe est de refaire l’état des lieux avec la même grille que celui de départ, idéalement en présence du client ou de son chauffeur. Si ce n’est pas possible, une machine récupérée sur chantier par votre chauffeur, faites-le dès son arrivée au dépôt et dites-le dans vos conditions générales : un contrôle fait trois jours plus tard, après une autre location, ne prouve plus rien.
Chaque différence avec le départ devient une réserve : ce qui est constaté, où, et à quel point. « Flexible hydraulique du godet arraché, fuite d’huile » est une réserve. « Machine abîmée » n’en est pas une.
De la réserve à la retenue sur caution
Un client accepte bien mieux une retenue qu’il comprend. Trois principes évitent la plupart des litiges :
- Chiffrer sur pièces : la réparation, avec ses pièces, ses heures et votre taux horaire. Un montant forfaitaire « pour dégradation » est contestable ; un ordre de réparation détaillé l’est beaucoup moins.
- Distinguer l’usure de la dégradation : des chenilles qui s’usent normalement, des pneus qui perdent de la gomme relèvent du coût d’usage, déjà dans votre tarif. Une rampe voilée ou un câble arraché, non. Écrivez la frontière dans vos conditions générales.
- Proportionner : la retenue ne dépasse pas le coût réel, et la caution est restituée pour le reste sans attendre. Si la réparation n’est pas terminée, dites que le montant est une estimation.
En cas de désaccord, c’est la qualité de la preuve qui tranche : l’état des lieux de départ signé, les photos datées des deux moments, le détail de la réparation. Vos conditions générales doivent prévoir la caution, son usage et le délai de restitution. Ces conseils sont pratiques ; pour la rédaction de vos conditions, voyez votre conseil juridique.
Ce que font les loueurs organisés
- Pas de bon de sortie sans état des lieux de départ : la machine ne quitte pas le dépôt sans constat.
- Une grille par famille de machine, pour ne relever que ce qui a un sens : un compteur horaire sur une nacelle, des kilomètres sur un fourgon, rien sur une remorque bagagère.
- Une réserve au retour qui part directement à l’atelier, sans ressaisie.
- Une caution restituée en dernier, après le contrôle de retour et la facture.
Dans KycBench
Le module atelier relève l’état au départ et au retour : compteur pour les familles qui en ont un, en heures ou en kilomètres, carburant, nombre de photos prises, constat et réserve. Sans état des lieux de départ, le bon de sortie ne s’édite pas. Au retour, une réserve devient en un clic un ordre de réparation, avec technicien, pièces et heures, qui peut immobiliser la machine. À la restitution de la caution, le logiciel propose une retenue chiffrée par les ordres refacturables, plafonnée au montant de la caution et modifiable ; un ordre encore ouvert est signalé comme une estimation. Les photos elles-mêmes ne sont pas hébergées dans le logiciel : il en garde le nombre, pour qu’on sache s’il en manque.
Le fonctionnement par métier est détaillé sur les pages remorques et plateaux, véhicules utilitaires et outillage. Les tarifs sont par entreprise, atelier compris à partir de la formule Parc.