Un tarif de location dégressif récompense les locations longues sans brader les courtes. Encore faut-il savoir d’où partent les paliers : du prix du concurrent, ou de ce que coûte réellement une machine qui sort du dépôt ? Voici une méthode en cinq étapes, puis un exemple chiffré, entièrement fictif, pour la mettre en pratique.
Pourquoi dégressif ?
Une location coûte deux choses au loueur. D’abord un coût à chaque sortie, quelle que soit la durée : préparer la machine, faire l’état des lieux de départ puis de retour, la nettoyer, la recharger ou refaire le plein, éditer le contrat, encaisser et restituer la caution. Ensuite un coût au jour : la part d’amortissement, d’entretien, d’assurance et de vérifications que la machine consomme pendant qu’elle est louée.
Le premier coût pèse lourd sur une location d’une journée et presque rien sur une location d’un mois. Un prix identique chaque jour fait donc payer trop cher les longues locations, que le client ira chercher ailleurs, ou pas assez les courtes. Le tarif dégressif répartit ce coût de sortie de façon honnête : le premier jour le porte, les suivants s’en approchent du coût journalier.
Étape 1 : le coût annuel de possession
Pour chaque famille de machines, additionnez ce qu’elle coûte sur une année, qu’elle soit louée ou non :
- l’amortissement : prix d’achat moins valeur de revente, divisé par la durée de détention ;
- l’entretien courant et les pièces d’usure ;
- les contrôles réglementaires, comme la VGP des appareils de levage ou le contrôle technique d’une remorque lourde ;
- l’assurance et, le cas échéant, le coût du financement.
Étape 2 : le nombre de jours réellement loués
C’est la donnée la plus souvent surestimée. Une machine n’est pas louée 250 jours par an : il y a les creux de saison, les jours d’atelier, les trajets, les week-ends. Partez de vos chiffres de l’année passée, famille par famille. Si vous n’en avez pas, prenez une hypothèse prudente et révisez-la au bout de six mois. Le coût de possession divisé par les jours loués donne le coût par jour loué.
Étape 3 : les frais généraux et le coût de sortie
Ajoutez au coût par jour loué la part des frais généraux : locaux, bureau, logiciels, véhicules de service. Puis chiffrez le coût de sortie en temps passé : combien d’heures de préparation, de contrôle et d’administration pour une location, multipliées par le coût horaire de votre atelier. Le transport, lui, se facture à part, sur des lignes de livraison et de reprise : il dépend de la distance, pas de la durée.
Étape 4 : les paliers
Trois paliers suffisent à la plupart des loueurs :
- Le premier jour porte le coût de sortie, plus le coût journalier et votre marge.
- Le deuxième jour, un peu moins cher, rend la location de deux jours nettement plus intéressante que deux locations d’un jour.
- Les jours suivants, au prix le plus bas, qui doit rester au-dessus du coût journalier frais généraux compris : c’est le plancher sous lequel une location longue perd de l’argent.
Certains loueurs ajoutent un prix à la semaine ou au mois. C’est utile pour la lisibilité commerciale, à condition de vérifier qu’il reste cohérent avec la somme des paliers journaliers.
Étape 5 : la confrontation au marché
Le calcul donne un prix plancher, pas un prix de vente. Comparez ensuite avec ce que pratiquent les loueurs de votre secteur pour des machines équivalentes. Si le marché est très en dessous de votre plancher, le problème n’est pas le tarif : c’est le taux d’occupation de la machine, ou son coût d’achat. Si le marché est très au-dessus, vous pouvez monter, en commençant par le premier jour, le moins sensible au prix pour un client pressé.
Exemple chiffré
Exemple fictif, construit pour illustrer la méthode. Les montants ne sont pas des prix de marché : remplacez-les par les vôtres.
Prenons une nacelle ciseaux électrique achetée 24 000 € HT, revendue 8 000 € au bout de six ans.
- Amortissement : (24 000 − 8 000) ÷ 6 = 2 667 € par an.
- Entretien, VGP semestrielles, assurance et financement : 2 300 € par an, par hypothèse.
- Coût annuel de possession : environ 4 970 €.
- Jours loués visés : 150 par an, soit un coût de 33 € par jour loué.
- Frais généraux affectés : 25 € par jour loué, d’où un coût journalier complet de 58 €.
- Coût de sortie : 1 h 30 de préparation, d’états des lieux et d’administration à 40 € de l’heure, soit 60 € par location.
Le coût d’une location de n jours est donc d’environ 58 × n + 60 €. Fixons des paliers à 180 € le premier jour, 150 € le deuxième et 110 € les jours suivants, et vérifions :
| Durée | Coût estimé | Prix facturé | Prix moyen par jour | Marge sur le prix |
|---|---|---|---|---|
| 1 jour | 118 € | 180 € | 180 € | 34 % |
| 2 jours | 176 € | 330 € | 165 € | 47 % |
| 3 jours | 234 € | 440 € | 147 € | 47 % |
| 5 jours | 351 € | 660 € | 132 € | 47 % |
| 10 jours | 641 € | 1 210 € | 121 € | 47 % |
| 20 jours | 1 222 € | 2 310 € | 116 € | 47 % |
Trois enseignements. La location d’un jour est la moins rentable malgré le prix le plus élevé, parce qu’elle porte seule le coût de sortie : c’est normal, et c’est pour cela que le premier palier doit rester nettement au-dessus des autres. Le prix moyen baisse avec la durée, ce que le client voit, sans que la marge ne s’effondre. Et le palier des jours suivants, 110 €, reste presque deux fois au-dessus du coût journalier de 58 € : il y a de la place pour une remise négociée sur une très longue location, mais pas pour la diviser par deux.
Si la machine n’est finalement louée que 100 jours par an, le coût journalier complet passe à environ 75 € : le tarif tient encore, mais la marge se resserre. C’est le taux d’occupation, plus que le tarif, qui fait la rentabilité d’une machine.
Ce qui ne doit pas entrer dans les paliers
- Le transport : une ligne de livraison et une de reprise, selon la distance ou un forfait par zone.
- Les accès difficiles : marches, portage, sol meuble, créneau de nuit ou du dimanche. Mieux vaut un barème écrit sur le devis qu’un supplément sans nom, que le client découvre et conteste.
- La caution : elle n’est pas un prix, mais une garantie. Fixez-la par famille, en rapport avec le coût des dégâts les plus courants, et restituez-la après le contrôle de retour.
- Les remises client : un client régulier peut bénéficier d’une grille négociée, mais elle s’applique au-dessus du plancher, jamais en dessous.
Faire appliquer le barème sans y penser
Un barème n’est utile que s’il est appliqué de la même façon par tout le monde, au comptoir comme au téléphone. Dans KycBench, chaque famille de machines porte ses trois paliers et sa caution : on choisit la machine et les dates, les lignes du devis se composent seules, avec la livraison, la reprise et les accès difficiles, sans rien saisir à la main. C’est le cas pour tous les métiers, de l’événementiel au matériel agricole. Le prix du logiciel, lui, ne dépend pas du nombre de personnes qui l’utilisent : voir les tarifs.